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2.遵守具体格式．公文讲究格式，是公文管理标准化和现代化的必然要求，也是公文合法性的保障．概括地说，公文格式可分为文头、正文、文尾和标记这四部分内容．
其一，文头．文头包括文件名称与发文字号．文件名称，由发文机关名称加“文件”两字组成，如“中共中央文件”．文件名称往往用套红大字印刷，被称为“红头文件”．发文字号，由发文机关代字、年号、文件顺序号三者组成．若是几个机关联合发文，一般只注明主发机关的发文字号．年号应由“〔〕”括注，而不能使用“（）”．
其二，正文．正文包括以下七部分内容．
一是公文标题．由发文机关名称、事由和文种三部分组成，应简要准确地概括公文的主要内容，体现发文主旨．例如“公安部关于在全国公安机关开展向济南交警支队学习活动的决定”．如果公文版头已注有发文机关，或已在文尾注明了发文机关，公文标题即可省略发文机关；如果难以用少量文字概括所发公文的内容，或公文内容较为简单，可省略发文事由．公文标题除法规、规章名称需加书名号外，一般不加其他标点符号，而以空格代之；标题字数太多，分行书写时，注意不得将固定词语拆开分写．
二是主送机关．即负责受理或答复该公文的机关．上行文只有一个主送机关，即文件责任的直接承担者；下行文可有多个主送机关，书写于左首顶格处，按级别高低顺序排列．
三是正文．是公文的主体，表述公文具体内容的部分，写在主送机关名称之后．
四是附件．即附属于正文的材料，用于对公文的补充或参考．附件名称要在正文之后注明，附件本身既可单独成件，也可与文件主体装订一起投送．
五是发文机关．即公文的法定作者名称，应采用机关全称或规范化简称，写于正文或附件名称之后一定距离的右下方．如需以机关领导人名义行文，则应在领导人姓名前冠以职务．联合行文时，应将主发机关排列在前．
六是发文日期．用以表明公文的生效时间，写于发文机关下方，使用年月日全称．
七是印章．即发文机关对公文的效力负责的凭证，盖于发文机关名称和发文日期的字面上．
其三，文尾．文尾包括如下三个部分．
一是主题词．用以标示公文的核心内容，便于公文的计算机检索与管理．主题词不同于公文标题，其确定应从公文内容范畴、主题内容、特征和文种这四个方面入手，而不能简单地从公文标题中提取．国务院办公厅秘书局于1994年4月修订出版的《国务院公文主题词表》和中共中央办公厅秘书局于1998年8月修订发布的《公文主题词表》是目前标引主题词的重要依据．主题词一般不超过七个，每个主题词之间要空一格，写于发文日期之后，用黑体字印刷．
二是抄送抄报机关．即除主送机关外还应了解公文内容的有关机关．上行文为抄报，平行文或下行文为抄送．
三是制发机构和制发时间．即公文的印制单位和时间，书写于同一行．单位居左，顶格；时间居右，顶格．
其四，标记．标记包括四个部分的内容．
一是秘密等级．按公文的机密性质，公文可分为内部文件、公开文件和保密文件三类，其中保密文件又可分为秘密文件、机密文件和绝密文件三等．秘密等级标在左上角，以醒目的黑体字印刷．
二是紧急程度．公文有紧急公文和非紧急公文两类，紧急公文又可分为急公文和特急公文两等．紧急程度应以黑体字标在密级上方．
三是阅读范围．即以工作需要和保密范围为依据所确定的公文的行文范围和阅读对象，写于发文日期之后，主题词之前．
四是印刷份数．指该公文的实际印制数量，用括号标注在文件左下方．
另外，公文纸一般采用16开型（260mm×185mm）于公文左侧装订．按惯例，开头应为35mm，地脚应为25mm，订口应为22mm，翻口应为25mm，版心内正文应有25行20列．特殊公文，如“布告”、“通告”等用纸大小可视实际需求而定．公文书写应自上而下、自左至右（见例一）．

 
例一 格式规范的公文样式
（三）语言要求
公文的语言虽然只是一个形式的问题，但却能影响公文的内容，对公文整体起到举足轻重的作用．哪怕是一个小小的文字或标点错误，都有可能影响对公文的理解和执行．因此基层公务员务必要注意公文撰制过程中的语言问题．一般而言，要做到准确、朴实、简明．
1.准确．公文的语言要求准确，是指公文的用字用词要恰当，语句段落要通顺，数字标点要规范．例如，根据新颁布的《国家行

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