文件管理办法

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    1．目的和适用范围
    1.1 目的
    为确保与体系（包括质量管理体系和环境管理体系，以下同）相关文件的可靠性及有效性，使对体系有效运行起重要作用的各个场所，均能得到相应文件的有效版本，防止使用失效或作废的文件，以保证体系有效运行。
    1.2 适用范围
本管理办法适用于公司各部门使用的、与体系有关的文件，并包括有关的标准和需方提供的图样等外来文件。
    2．管理职责
    2.1 总经理办公室负责对上级和外部一般性文件的收、转、发和统一归档，并负责组织、编制、更改和管理公司一般性文件。
    2.2 体系认证办公室负责有关体系文件的收、转、发和统一归档，并负责组织、编制、更改和管理公司的体系文件。
    2.3 受控文件的文件管理员负责《文件更改通知单》的存档，并依照《文件更改通知单》，对更改过的文件使用的有效性负责。
    2.4 采购计划、合同及合同评审等文件，由各部门归口管理。
    3．文件的审批
    3.1 公司管理性文件由总经理审批。
    3.2 公司技术性文件由主管领导审批。
    3.3 采购计划、合同及合同评审等文件由公司主管领导负责审批。
    3.4 新编制的文件和修订/更改后的文件均应以发文登记表的形式，明确文件的发放范围和数量，并交相应文件审批人审批，此书面材料一并作为有关资料与受控文件一起存档。
    3.5 受控文件（时效性文件及有特殊格式的除外）应以适当方式标注文件归口管理部门、文件主要起草人、文件审批人、文件发布日期、文件实施日期等。
    4．文件发放
    公司下发的文件，由文件管理部门与文件起草部门协商确定发放范围，经主管领导审批后（受控文件标出受控号），由文件归口管理部门发放，文件接受人须在发文登记表中签收。其中，受控文件的发放范围不得随意更改，增发时，须按原发放程序办理。
    5．文件的修订/更改
    5.1 由于实际情况发生变化或由于其他原因需要对正在执行的文件的内容做修订更改时，原则上要求由文件原起草部门负责修订/更改。受控文件修订/更改前，应填写《文件更改通知单》，提出文件更改理由、更改内容等，经原审批人审批后，由此文件的修订更改部门实施更改，并将《文件更改通知单》（打印件）交文件归口管理部门存档。如文件原审批人调出或其他原因而无法审批时，由公司总经理指定的审批人审批，并提供有关资料。
    5.2 文件更改，若需指定其他人员会签或审批时，应提供会签或审批的有关资料。
    5.3 文件的更改可能对程序、体系或其他单位构成影响时，由更改单位负责采取协调措施，商定实施、更改的合适时间，并由有关部门对受影响的其他文件作相应的修改。
    5.4 文件有较大更改或更改超过5次以上者或视情况确定换版。
    6．管理
    6.1 文件从起草、审核、浅批到印发、存档，应遵从本文件规定，上级来文的转发须填写发文记录。
    6.2 文件管理人员负责将上级来文及时交有关领导及有关人员传阅。
    6.3 非受控文件的管理：由业务主管部门负责登记下发。
    7．文件的收、转、发
    7.1 集团公司发布的受控文件，由体系认证办公室登记后存档或转发。
    7.2 公司起草发布的受控文件，由起草或修订/更改部门做好文件标示，连同批准的有关资料一同交文件发放人员；文件发放人员按发放数量复印，填写发文登记表，按文件发放范围和数量下发，并将原文原件连同相关资料存档。
    7.3 当受控文件需要进行转移时，应首先将文件送交发问单位，由文件归口管理部门登记后再转发，不可私自转发。

www.xuehuiba.com     8．文件损坏/丢失
    受控文件在有效期内丢失或损坏，应由丢失或损坏文件的部门人员向文件归口管理部门提出更换/补发；对于丢失文件，文件归口管理部门在原发文登记表中所丢失文件的备注栏内注明“丢失”和丢失日期，并补发该文件，登记新的受控号；对于损坏文件，在补发该文件的同时应销毁就旧文件，补发文件受控号不变，不再重新登记。
    9．文件的作废
    作废的文件应及时收回并销毁，时效性受控文件不再收回和销毁，逾期自行作废。对有必要存档或为积累知识而保留的作废文件须有作废标记，以免误用。
    10．文件的领取及保存
    领取时，须在发文登记表上签名，文件领取人应对所持有的文件妥善保管，不得丢失、损毁。
    11．记录保管
    非时效性（非）受控文件的发文登记表，在文件作废后仍需保存3年。时效性（非）受控文件发文登记表在文件作废后仍需保存1年。

                                                                     
附加说明：
本文件归口单位：
本文件起草人：                   本文件批准人：
本文件发布日期：                 本文件实施日期：

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