通信技巧

通信技巧



在通信时，除了发信人在写信时要遵守书信程式以外，通信双方在写信、发信以及收信等一系列具体环节上，均有许多技巧与规范应该掌握．

1、写信

在写信时，写信人应注意的主要问题是，要尽可能地使书信礼貌、完整、清楚、正确、简洁．因为这五点要求在英文里均以字母“C”开头．故而它们又被叫作写信的“五C原则”．

（1）礼貌

写信人在写信时，要像真正面对收信人一样．以必要的礼貌，去向对方表达自己的恭敬之意．其中的一个重要做法，就是要尽量多使用谦词或敬语．

例如，在信文前段称呼收信人时，可使用诸如“尊敬的”、“敬爱的”一类的提称词．对对方的问候必不可少，对对方亲友亦应依礼致意．在信文后段，还应使用规范的祝福语，等等．

（2）完整

在写信时，为了避免传输错误信息，必须使书信的基本内容“按部就班”，完整无缺．

例如，在信文中提到收到对方来信，或是在末尾落款时，不可一笔带过，而应准确到具体日期，一般要求写明几月几日，必要时还须写明何年何月何日何时．

在书写封文时，双方的邮编不可缺少．另外，在书写收信人及发信人地址时，要力求其完整，而不宜采用简称．惟有如此，方能确保书信被及时送达，或是因故被退还时不至于丢失．

（3）清楚

书写信函时，必须使之清晰可辩．可做到这一点，须注意以下四条．其一，是字迹应当清清楚楚，切勿潦里潦草，乱涂乱改．其二，是要选择耐折、耐磨、吸墨、不洇、不残、不破的信笺、信封，切勿不加选择，随意乱用．其三，是要先用字迹清楚的笔具与墨水．在任何时候，都不要用铅笔、圆珠笔、水彩笔写信，红色、紫色、纯蓝等色彩的墨水也最好别用．其四，也是至关重要的一条，在书信里叙事表意时，要层次明、条理清、有头有尾．切勿天马行空、云山雾罩，令人疑惑丛生，不知所云．

（4）正确

在写信时，不论是称呼、叙事，还是遣词、造句，都必须认真做到正确无误．

在信中，坚决不要出现错字、别字、漏字、代用字或自造字，也不要为了省事，而用汉语拼音或外文替代不会写的字．

在书写收信人姓名、地址、职务以及尊称时，不应出现任何差错．

在封文上，于收信人姓名之后书写的称呼，如“同志”、“先生”、“小姐”等等，是专供邮递员或带信人使用的，而并非是发信人所用的称呼，因此像“大人”、“爱妻”、“小弟”之类的私人称呼，是不宜出现的．

（5）简洁

写信如同作文一样，同样讲究言简意赅，适可而止．在一般情况下，写信应当“有事言事，言罢即止”，切勿扬扬洒洒，无休无止，空耗笔墨，浪费时间．

当然应当避免为命名书信简洁而矫枉过正，走另一个极端，过分地惜墨如金，而使书信通篇冰冷乏味．比方说，像“爸：没钱，快寄！”这样一封某大学生写给其父的电报式家书，连起码的人情味都没有，便是简洁失当了．

2、发信

写毕书信之后，写信者在准备、寄发信件时，还有一系列的事情要做．在发信之时，下述礼仪规范亦不可不知．

（1）折叠

写好信文，将信笺装入信封时，不可令其过大或过小．在折叠信笺时，既不要随手乱折，也没有必要搞上缠下绕，边角对插，过份神秘．

折叠信笺的常规方法有四：一是先将信笺三等分纵向折叠，然后再将其横折，并令其两端一高一低．此法叫作“以低示己法”，意在表示谦恭之意．

二是在折叠信笺时，有意将收信人姓名外露．它叫“外露姓名法”，可令收信人产生亲切感．

三是先将信笺纵向对折，随即在折线处再往里卷折1厘米～2厘米宽，最后再将其横向对折．此法叫作“公函折信法”，多用于因公通信．

四是将信笺先横向对折两次，然后再将其纵向折叠到可以装入信封之中的长度．此法称为“随意折叠法”，适用于日常通信之时．

（2）装入

折好信笺，将其正式装入信封时，要注意的问题是：一定要将其推至信封的顶端，并且令其与信封的封口之处留有大约1厘米左右的距离．这样做的好处是，收信人将来拆阅书信时，因为发信人早已“留有余地”，信笺便不易被“伤筋动骨”，影响阅读了．

（3）附件

有些时候，发信人在信封之内往往还要装入其他一些书信的附件．在处理这一问题时，应当注意三点．第一，要符合有关方面的具体规定．不要违规，乱装违禁物品．

第二，要保持信封的平整、美观．不要因所装附件过多，而令其膨胀不堪，甚至因而“开膛破
肚”．

第三，要向收信人交待明确．在信文之中，要对附件的数量写得一清二楚，必要时还可要求收信人“收到即告”，免得对方“查无实据”．

（4）邮资

通过邮局寄发的信件，应自觉按规定交付足够的邮资，不要缺资、欠资，大家都不方便．

需要自己在信封上贴邮票的话，将其端端正正地贴好，而切勿“见缝插针”，随便乱贴邮票．贴一枚邮票时，按惯例，应将其贴在信封正面（横式信封）右上角的指定之处．

在一般情况下，最好不要在一封信上贴多枚邮票．非得这么做时，则须将其一并贴在信封背面的封口之处．

（5）封闭

对于信笺装入信封后，信封应否封闭的问题，不可不加任何分别地一概而论．

根据现行的习惯做法，通过邮局寄达的信件，其信封必须一律封口．而托请他人代交的信件，其信封则原则上不宜封闭．之所以要这样办，在前者，是为了恪守个人隐私，保障通信秘密；在后者，则主要是表示对托带者的信任与尊重．

3、收信

接到他人来信后，收信人在礼仪方面有下列五点需要认真加以注意的事项．

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